Как создать свою первую базу данных с помощью Microsoft Access

  1. Вам нужен доступ, если у вас есть Excel?
  2. Как создать базу данных в Access
Если у вас есть версия Microsoft Office, включающая Access (Office Professional 2010 - самая последняя версия), но вы никогда не использовали ее, вы упускаете из виду мощный инструмент для организации и анализа бизнес-данных. Я покажу вам, как максимально использовать этот реляционный база данных программа.

Вам нужен доступ, если у вас есть Excel?

Когда вы работаете с простыми списками, у вас нет причин использовать Access, потому что превосходить предлагает базовые инструменты для таких задач, как сортировка, фильтрация и вычисление значений. Однако, когда вы работаете со сложными данными, Access - это программа для использования. Хотя вы можете хранить даже сложные данные в виде списка в Excel, это обычно приводит к значительному дублированию данных и риску ошибок при вводе данных. Более того, хранение данных в форме списка требует использования специальных инструментов Excel, таких как сводные таблицы, чтобы вы могли анализировать и просматривать данные осмысленным способом. Это не относится к Access.

Вот реальная ситуация со сложными данными, которая является хорошим кандидатом для хранения и управления в Доступ а не в Excel: допустим, вашему бизнесу необходимо вести учет того, каким сотрудникам были назначены активы компании, такие как смартфоны, компьютеры, планшеты или видеопроекторы. Каждый сотрудник может иметь любое количество этих активов в своем распоряжении, и вам необходимо сохранить описание и идентификационный номер для каждого электронного устройства, которое есть у сотрудника (вам, конечно, не нужно ограничивать свои данные электронными устройствами).

Если бы вы создали эту систему учета в виде списка в Excel, вы бы сделали это одним из двух способов. Во-первых, вы можете выделить одну строку на рабочем листе для каждого сотрудника и выделить пары столбцов в этой строке, чтобы они содержали описание и идентификатор для каждого актива, назначенного сотруднику. Например, если бы у одного человека было 15 устройств, вы бы сделали 30 таких столбцов. Если бы у одного человека был только один кусок, то вам понадобилось бы всего два столбца. Поскольку объем данных, хранимых для каждого сотрудника, будет различным, поиск определенного элемента в рабочей таблице будет непростым делом. Также было бы нелегко просматривать данные, если бы у кого-то было много оборудования, так как вам пришлось бы устанавливать больше столбцов, чем было бы удобно вписываться в окно Excel.

Другой способ упорядочить данные в Excel - это выделить одну строку на рабочем листе каждому электронному устройству, но эта настройка столь же громоздка, хотя и по разным причинам. В этом случае вам нужно будет повторить имя каждого сотрудника и номер сотрудника для каждого устройства в их распоряжении. Это означает, что вы будете повторно вводить данные о сотрудниках, и у вас будет много дубликатов данных, хранящихся в файле Excel. А поскольку работать с таблицей было бы обременительно, есть вероятность, что со временем вы или коллега введете некоторые данные о сотрудниках неправильно. Например, вы можете получить то, что выглядит как два разных сотрудника, просто потому, что кто-то ввел запись для «Билла Смита», а кто-то другой создал вторую запись для того же человека, что и «Билли Смит».

Для таких сценариев Access значительно превосходит Excel. В Access вы должны создать одну таблицу (список) сотрудников, в каждой записи будет указано имя и идентификационный номер сотрудника. Во второй таблице (другой список) вы должны ввести описание и идентификационный номер для каждого устройства, а также идентификационный номер того сотрудника, которым принадлежит этот элемент. Единственными дублирующимися данными в этом расположении является идентификационный номер сотрудника, который служит для связи двух списков. Это то, что известно как реляционная база данных , и Access делает такую ​​базу данных очень простой в создании.

Как создать базу данных в Access

Сначала запустите Access и выберите File, New . Поскольку вы будете создавать эту базу данных с нуля, выберите Пустая база данных .

Access предлагает шаблоны для быстрого запуска проекта; однако, если вы предпочитаете, вы можете выбрать «Пустую базу данных», чтобы создать ее с нуля. Таблица1 появится на экране. Нажмите « Нажмите, чтобы добавить» , и введите данные для первых двух вымышленных сотрудников: введите « Джеймс», нажмите « Enter», чтобы перейти к следующему столбцу, и введите « Смит» . Нажмите Enter дважды, чтобы перейти ко второму столбцу второй строки, введите Peta , нажмите Enter и введите Harrison .

На данный момент в таблице нет заголовков столбцов, и вам нужно изменить дизайн, чтобы использовать идентификаторы сотрудников. Чтобы внести эти изменения, щелкните раскрывающееся меню « Вид» на вкладке «Главная» панели инструментов «Лента» и выберите « Дизайн» . Когда появится диалоговое окно «Сохранить как», введите « Сотрудники» в качестве имени таблицы (на вкладке под строкой меню) и нажмите « ОК» .

После того, как вы ввели некоторые данные, вы можете настроить дизайн, перейдя в представление «Дизайн».
В режиме «Дизайн» введите EmployeeNumber вместо имени поля «ID». Нажмите клавишу Tab и в раскрывающемся списке «Тип данных» выберите « Число» . Измените «Field1» на « FirstName» и «Field2» на « LastName» . Используйте представление конструктора Access, чтобы настроить дизайн таблицы с именами полей и типами данных, чтобы описать элементы, которые будут храниться в каждом поле. Вернитесь к представлению таблицы данных, щелкнув View, Datasheet View . Нажмите кнопку « Да» при появлении запроса на сохранение таблицы и введите номера 2011 и 2045 в первом столбце таблицы.

После заполнения таблицы сохраните ее, щелкнув правой кнопкой мыши вкладку « Сотрудники » и выбрав « Сохранить» .

Следующая страница: Создание таблицы для информации об элементе

Вам нужен доступ, если у вас есть Excel?
Вам нужен доступ, если у вас есть Excel?