10 советов, позволяющих ускорить работу в Access

  1. 1: Доступ к данным
  2. Рисунок А
  3. 2: создать задачу
  4. С новой задачей в Outlook вы не забудете запланированную задачу экспорта.
  5. Рисунок Е
  6. Рисунок F
  7. 4: исследовать зависимости
  8. Рисунок G
  9. Рисунок H
  10. Рисунок I
  11. 7. Установите эти свойства, экономящие время
  12. УВИДЕТЬ: Как импортировать данные веб-приложения Access в книгу Excel для создания отчетов (TechRepublic)
  13. 9: Используйте шаблоны
  14. Рисунок J
  15. Рисунок К
  16. Еженедельный бюллетень Microsoft
  17. Отправьте мне свой вопрос об офисе

Доступ может быть настольной базой данных, но управлять им все же сложно. Эти советы помогут вам работать более эффективно с меньшими усилиями. Доступ может быть настольной базой данных, но управлять им все же сложно

Изображение: iStock / littlehenrabi

Большинству из нас не хватает серьезных навыков разработки Access, поэтому создание и поддержание базы данных Access может быть непростым делом. На самом деле, вы можете предпочесть передать проект эксперту. Если вы не можете нанять кого-то еще, важно работать быстрее и умнее в Access. В этой статье я покажу вам 10 простых способов повысить производительность вашего доступа.

Эти советы работают в версиях ленты; большинство будет работать в более ранних версиях, включая версии меню. Там нет демонстрационного файла, потому что он вам не понадобится.

Примечание: эта статья также доступна в бесплатном PDF 50 советов, позволяющих ускорить работу в Microsoft Office ,

1: Доступ к данным

Если у вас есть данные в документе Word или Excel, эти данные легко перенести в таблицу Access. Самый простой способ - это скопировать и вставить. Просто скопируйте данные в исходный документ, откройте базу данных Access и нажмите Ctrl + V, чтобы вставить данные в новую таблицу. Если вы копируете из Excel, Access использует имя листа для имени новой таблицы. При копировании из таблицы Word Access запрашивает имя таблицы и предлагает дополнительные параметры, как показано на рисунке A. Когда вы копируете необработанный контент (не таблицу) из Word, сначала создайте таблицу и вставьте в нее данные.

Рисунок А

В Access легко вставить данные из Excel и Word.

Копировать данные из Access в Excel или Word так же просто; просто выберите записи или всю таблицу и скопируйте, как обычно.

2: создать задачу

При экспорте данных из Access вы можете создать задачу Outlook. Давайте рассмотрим простой пример этого при экспорте данных в лист Excel:

  1. Выберите (Доступ) таблицу или записи, которые вы хотите экспортировать.
  2. Перейдите на вкладку «Внешние данные» и нажмите «Excel» в группе «Экспорт».
  3. В появившемся диалоговом окне ( рисунок B ) выберите параметр «Экспорт данных с форматированием и макетом» и нажмите кнопку «ОК».
  4. На следующей панели выберите Сохранить шаги экспорта; при этом отображаются новые параметры.
  5. Установите флажок «Создать задачу Outlook» ( рисунок C ) и нажмите «Сохранить экспорт».

Рисунок D

Рисунок D

С новой задачей в Outlook вы не забудете запланированную задачу экспорта.

3: Выполнить сортировку таблицы

Если вам повезет, у вас есть собственная база данных, которая удовлетворяет все ваши потребности в сортировке и фильтрации одним щелчком мыши. Остальные из нас могут положиться на параметры сортировки таблицы. Однако используйте эти параметры с осторожностью - работа напрямую с необработанными данными никогда не является наилучшим маршрутом, но она быстрая!

Чтобы получить доступ к параметрам сортировки, откройте таблицу в представлении «Таблица данных» и перейдите на вкладку «Главная». У вас есть несколько гибких инструментов в группе Sort & Filter. Щелкните внутри любого поля, а затем нажмите «По возрастанию» или «По убыванию». Чтобы отсортировать несколько полей, удерживайте нажатой клавишу «Shift» и щелкните поля, чтобы добавить их в выборку. Как вы можете видеть на рисунке E , несколько кликов сортируются сначала по поставщику, затем по сумме счета, а затем по дате счета. Нажмите «Удалить сортировку», чтобы в любое время вернуть данные в исходный порядок.

Рисунок Е

Сортировать по нескольким полям.

Используйте Выбор для фильтрации данных на основе данных. Просто выберите значение, а затем выберите вариант в раскрывающемся списке «Выбор» ( рисунок F ).

Рисунок F

Это найдет все счета, которые стоят 1000 долларов или больше.

УВИДЕТЬ: Развивайте свои навыки Excel с этими 10 мощными советами (TechRepublic PDF)

4: исследовать зависимости

Реляционная база данных содержит много связанных объектов. Прежде чем начать что-то изменять, просмотрите зависимости, чтобы случайно не повлиять на существующий объект - обычно это происходит при изменении типа данных поля или имени объекта или даже при удалении объекта, являющегося частью зависимости. Вы сэкономите время, потраченное на исправление ситуации, проверяя зависимости, прежде чем вносить изменения.

Чтобы увидеть зависимость объекта, выберите этот объект на панели навигации, перейдите на вкладку «Инструменты базы данных», а затем нажмите «Зависимости объекта» в группе «Отношения». Используя панель «Зависимости объекта», вы можете быстро увидеть все связи с выбранным объектом. Например, таблица Vendor, показанная на рисунке G, зависит от таблицы VendorLookup. Это отношение следует учитывать, если вы изменяете любую таблицу.

Рисунок G

Быстрый взгляд на существующие зависимости может избавить вас от многих проблем.

5: добавить несколько полей в сетку дизайна

Чтобы добавить поля в сетку дизайна запросов, вы, вероятно, дважды щелкаете, перетаскиваете или выбираете из выпадающего списка сетки, чтобы добавлять поля по одному за раз. Но есть несколько способов добавить более одного поля одновременно:

  • Удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните первое и последнее поля, которые вы хотите добавить, а затем перетащите непрерывный блок полей в сетку.
  • Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните поля, чтобы создать непрерывный блок полей, которые вы можете перетащить в сетку.
  • Дважды щелкните строку заголовка таблицы, чтобы автоматически выбрать все поля и перетащить их в сетку ( рисунок H ).

Рисунок H

Дважды щелкните строку заголовка, чтобы выбрать все поля в таблице.

6: Использовать фильтр по форме

Настраиваемая база данных может быть трудоемкой и дорогой в создании и обслуживании, поэтому используйте преимущества встроенных функций, таких как фильтр по форме. Открыв форму, выберите «Фильтровать по форме» в раскрывающемся списке «Дополнительно» в группе «Сортировка и фильтрация». Access отобразит пустую форму, похожую на оригинал. Если какой-либо из элементов управления содержит строку поиска (из предыдущей задачи), удалите ее. Выберите значения фильтрации в раскрывающихся списках элемента управления и нажмите «Переключить фильтр» (в группе «Сортировка и фильтр». Как видно на рисунке I , панель навигации внизу формы показывает, сколько записей соответствует вашему фильтру. Используйте панель инструментов для просмотра через них. Чтобы удалить фильтр, нажмите Переключить фильтр.

Рисунок I

Просмотрите соответствующие записи.

Другие параметры фильтрации доступны, если щелкнуть правой кнопкой мыши элемент управления. С такими простыми в использовании инструментами, как этот, вы быстро создадите и запустите базу данных. Вы можете добавить настраиваемые формы фильтрации позже.

7. Установите эти свойства, экономящие время

Чтобы создать более удобный интерфейс, я рекомендую установить следующие два свойства для всех форм, если у вас нет особых причин не делать этого:

  • Автоцентр, установленный на Да, открывает форму в центре экрана независимо от того, где вы ее оставили в последний раз. Этот параметр работает в более новых версиях после установки для свойства окна документа по умолчанию значения «Перекрывающиеся окна». (Смотрите параметры текущей базы данных в разделе «Параметры приложения».)
  • При изменении размера на Да откроется форма с ее заданным размером, а не с последним использованным размером.

Оба параметра сокращают время, необходимое для перенастройки позиции и размера формы, когда эти два качества имеют значение, и они часто имеют значение.

УВИДЕТЬ: Как импортировать данные веб-приложения Access в книгу Excel для создания отчетов (TechRepublic)

8: Позвольте Доступу помочь

Access предоставляет две утилиты, которые могут помочь вам избежать проблем и повысить производительность:

  • Анализ производительности перечисляет потенциальные проблемы и предлагает предложения по их устранению. Вы можете проанализировать все или сузить список до конкретных объектов. Этот инструмент особенно полезен при изменении существующей базы данных.
  • Анализ таблицы поможет вам нормализовать ваши данные; правильно нормализованная база данных работает лучше и ее легче модифицировать и поддерживать.

Вы найдете эти инструменты на вкладке Инструменты базы данных в группе Анализ. Запустите оба инструмента, прежде чем создавать формы и отчеты по новым таблицам, чтобы избежать затрат времени на устранение ошибок.

9: Используйте шаблоны

Учитывая, насколько сложной может быть база данных Access, найти правильный шаблон может показаться невозможным. Однако быстрее настроить шаблон, чем начинать с нуля. Когда вы запускаете Access, он отображает кулисы, где вы можете открыть существующую базу данных, создать новую базу данных или выполнить поиск существующих шаблонов. Это не займет много времени, чтобы посмотреть, что доступно. Нажмите на одну из плиток, показанных на рисунке J , нажмите на ссылку, чтобы увидеть еще больше, или введите строку поиска.

Рисунок J

Экономьте время, начав с шаблона.

10: настроить панель навигации

По умолчанию панель навигации группирует объекты, но она достаточно гибкая, чтобы немного настроить ее. На этапе разработки этот параметр может сэкономить немного времени, позволяя:

  • Группируйте объекты вместо создания временной формы коммутатора.
  • Скрыть объекты.
  • Группируйте объекты, которые вы используете чаще других.

Процесс прост: щелкните правой кнопкой мыши панель навигации и выберите «Параметры навигации». В появившемся диалоговом окне добавьте категории, добавьте группы к этим категориям ( рисунок K ), а затем вернитесь в Access. В области навигации перетащите объекты из группы «Неназначенные объекты» в свои пользовательские группы.

Рисунок К

Пользовательские группы могут упростить панель навигации.

Чтобы скрыть все, кроме пользовательских групп, откройте панель «Параметры навигации», выберите пользовательскую категорию и снимите флажок «Неназначенные объекты». В результате получается страница навигации с меньшим количеством объектов, отвлекающих пользователей.

Еженедельный бюллетень Microsoft

Станьте инсайдером Microsoft вашей компании с помощью этих руководств по Windows и Office и анализа наших корпоративных продуктов Microsoft. Доставлено по понедельникам и средам

Зарегистрироваться СегодняЗарегистрироваться Сегодня

Отправьте мне свой вопрос об офисе

Я отвечаю на вопросы читателей, когда могу, но нет никакой гарантии. Не отправляйте файлы без запроса; первоначальные запросы о помощи, поступающие с прикрепленными файлами, будут удалены непрочитанными. Вы можете отправить скриншоты ваших данных, чтобы уточнить ваш вопрос. При обращении ко мне будьте максимально конкретны. Например, «Пожалуйста, устраните неполадки в моей книге и исправьте ошибки», вероятно, ответ не будет получен, но «Скажите, почему эта формула не дает ожидаемых результатов?» может быть. Пожалуйста, укажите приложение и версию, которую вы используете. TechRepublic не платит мне за потраченное время или опыт, когда я помогаю читателям, и при этом я не прошу плату с читателей, которым я помогаю. Вы можете связаться со мной по адресу [email protected]

Также читайте ...

Например, «Пожалуйста, устраните неполадки в моей книге и исправьте ошибки», вероятно, ответ не будет получен, но «Скажите, почему эта формула не дает ожидаемых результатов?