10 советов, позволяющих ускорить работу в Access

  1. 1: Доступ к данным
  2. Рисунок А
  3. 2: создать задачу
  4. С новой задачей в Outlook вы не забудете запланированную задачу экспорта.
  5. Рисунок Е
  6. Рисунок F
  7. Рисунок G
  8. Рисунок H
  9. Рисунок I
  10. 7. Установите эти свойства, экономящие время
  11. УВИДЕТЬ: Как импортировать данные веб-приложения Access в книгу Excel для создания отчетов (TechRepublic)
  12. 9: Используйте шаблоны
  13. Рисунок J
  14. Рисунок К
  15. Еженедельный бюллетень Microsoft
  16. Отправьте мне свой вопрос об офисе

Доступ может быть настольной базой данных, но управлять им все же сложно. Эти советы помогут вам работать более эффективно с меньшими усилиями. Доступ может быть настольной базой данных, но управлять им все же сложно

Изображение: iStock / littlehenrabi

Большинству из нас не хватает серьезных навыков разработки Access, поэтому создание и поддержание базы данных Access может быть непростым делом. На самом деле, вы можете предпочесть передать проект эксперту. Если вы не можете нанять кого-то еще, важно работать быстрее и умнее в Access. В этой статье я покажу вам 10 простых способов повысить производительность вашего доступа.

Эти советы работают в версиях ленты; большинство будет работать в более ранних версиях, включая версии меню. Там нет демонстрационного файла, потому что он вам не понадобится.

Примечание: эта статья также доступна в бесплатном PDF 50 советов, позволяющих ускорить работу в Microsoft Office ,

1: Доступ к данным

Если у вас есть данные в документе Word или Excel, эти данные легко перенести в таблицу Access. Самый простой способ - это скопировать и вставить. Просто скопируйте данные в исходный документ, откройте базу данных Access и нажмите Ctrl + V, чтобы вставить данные в новую таблицу. Если вы копируете из Excel, Access использует имя листа для имени новой таблицы. При копировании из таблицы Word Access запрашивает имя таблицы и предлагает дополнительные параметры, как показано на рисунке A. Когда вы копируете необработанный контент (не таблицу) из Word, сначала создайте таблицу и вставьте в нее данные.

Рисунок А

В Access легко вставить данные из Excel и Word.

Копировать данные из Access в Excel или Word так же просто; просто выберите записи или всю таблицу и скопируйте, как обычно.

2: создать задачу

При экспорте данных из Access вы можете создать задачу Outlook. Давайте рассмотрим простой пример этого при экспорте данных в лист Excel:

  1. Выберите (Доступ) таблицу или записи, которые вы хотите экспортировать.
  2. Перейдите на вкладку «Внешние данные» и нажмите «Excel» в группе «Экспорт».
  3. В появившемся диалоговом окне ( рисунок B ) выберите параметр «Экспорт данных с форматированием и макетом» и нажмите кнопку «ОК».
  4. На следующей панели выберите Сохранить шаги экспорта; при этом отображаются новые параметры.
  5. Установите флажок «Создать задачу Outlook» ( рисунок C ) и нажмите «Сохранить экспорт».

Рисунок D

Рисунок D

С новой задачей в Outlook вы не забудете запланированную задачу экспорта.

3: Выполнить сортировку таблицы

Если вам повезет, у вас есть собственная база данных, которая удовлетворяет все ваши потребности в сортировке и фильтрации одним щелчком мыши. Остальные из нас могут положиться на параметры сортировки таблицы. Однако используйте эти параметры с осторожностью - работа напрямую с необработанными данными никогда не является наилучшим маршрутом, но она быстрая!

Чтобы получить доступ к параметрам сортировки, откройте таблицу в представлении «Таблица данных» и перейдите на вкладку «Главная». У вас есть несколько гибких инструментов в группе Sort & Filter. Щелкните внутри любого поля, а затем нажмите «По возрастанию» или «По убыванию». Чтобы отсортировать несколько полей, удерживайте нажатой клавишу «Shift» и щелкните поля, чтобы добавить их в выборку. Как вы можете видеть на рисунке E , несколько кликов сортируются сначала по поставщику, затем по сумме счета, а затем по дате счета. Нажмите «Удалить сортировку», чтобы в любое время вернуть данные в исходный порядок.

Рисунок Е

Сортировать по нескольким полям.

Используйте Выбор для фильтрации данных на основе данных. Просто выберите значение, а затем выберите вариант в раскрывающемся списке «Выбор» ( рисунок F ).

Рисунок F

Это найдет все счета, которые стоят 1000 долларов или больше.

УВИДЕТЬ: Развивайте свои навыки Excel с этими 10 мощными советами (TechRepublic PDF)

4: исследовать зависимости

Реляционная база данных содержит много связанных объектов. Прежде чем начать что-то изменять, просмотрите зависимости, чтобы случайно не повлиять на существующий объект - обычно это происходит при изменении типа данных поля или имени объекта или даже при удалении объекта, являющегося частью зависимости. Вы сэкономите время, потраченное на исправление ситуации, проверяя зависимости, прежде чем вносить изменения.

Чтобы увидеть зависимость объекта, выберите этот объект на панели навигации, перейдите на вкладку «Инструменты базы данных», а затем нажмите «Зависимости объекта» в группе «Отношения». Используя панель «Зависимости объекта», вы можете быстро увидеть все связи с выбранным объектом. Например, таблица Vendor, показанная на рисунке G, зависит от таблицы VendorLookup. Это отношение следует учитывать, если вы изменяете любую таблицу.

Рисунок G

Быстрый взгляд на существующие зависимости может избавить вас от многих проблем.

5: добавить несколько полей в сетку дизайна

Чтобы добавить поля в сетку дизайна запросов, вы, вероятно, дважды щелкаете, перетаскиваете или выбираете из выпадающего списка сетки, чтобы добавлять поля по одному за раз. Но есть несколько способов добавить более одного поля одновременно:

  • Удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните первое и последнее поля, которые вы хотите добавить, а затем перетащите непрерывный блок полей в сетку.
  • Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните поля, чтобы создать непрерывный блок полей, которые вы можете перетащить в сетку.
  • Дважды щелкните строку заголовка таблицы, чтобы автоматически выбрать все поля и перетащить их в сетку ( рисунок H ).

Рисунок H

Дважды щелкните строку заголовка, чтобы выбрать все поля в таблице.

6: Использовать фильтр по форме

Настраиваемая база данных может быть трудоемкой и дорогой в создании и обслуживании, поэтому используйте преимущества встроенных функций, таких как фильтр по форме. Открыв форму, выберите «Фильтровать по форме» в раскрывающемся списке «Дополнительно» в группе «Сортировка и фильтрация». Access отобразит пустую форму, похожую на оригинал. Если какой-либо из элементов управления содержит строку поиска (из предыдущей задачи), удалите ее. Выберите значения фильтрации в раскрывающихся списках элемента управления и нажмите «Переключить фильтр» (в группе «Сортировка и фильтр». Как видно на рисунке I , панель навигации внизу формы показывает, сколько записей соответствует вашему фильтру. Используйте панель инструментов для просмотра через них. Чтобы удалить фильтр, нажмите Переключить фильтр.

Рисунок I

Просмотрите соответствующие записи.

Другие параметры фильтрации доступны, если щелкнуть правой кнопкой мыши элемент управления. С такими простыми в использовании инструментами, как этот, вы быстро создадите и запустите базу данных. Вы можете добавить настраиваемые формы фильтрации позже.

7. Установите эти свойства, экономящие время

Чтобы создать более удобный интерфейс, я рекомендую установить следующие два свойства для всех форм, если у вас нет особых причин не делать этого:

  • Автоцентр, установленный на Да, открывает форму в центре экрана независимо от того, где вы ее оставили в последний раз. Этот параметр работает в более новых версиях после установки для свойства окна документа по умолчанию значения «Перекрывающиеся окна». (Смотрите параметры текущей базы данных в разделе «Параметры приложения».)
  • При изменении размера на Да откроется форма с ее заданным размером, а не с последним использованным размером.

Оба параметра сокращают время, необходимое для перенастройки позиции и размера формы, когда эти два качества имеют значение, и они часто имеют значение.

УВИДЕТЬ: Как импортировать данные веб-приложения Access в книгу Excel для создания отчетов (TechRepublic)

8: Позвольте Доступу помочь

Access предоставляет две утилиты, которые могут помочь вам избежать проблем и повысить производительность:

  • Анализ производительности перечисляет потенциальные проблемы и предлагает предложения по их устранению. Вы можете проанализировать все или сузить список до конкретных объектов. Этот инструмент особенно полезен при изменении существующей базы данных.
  • Анализ таблицы поможет вам нормализовать ваши данные; правильно нормализованная база данных работает лучше и ее легче модифицировать и поддерживать.

Вы найдете эти инструменты на вкладке Инструменты базы данных в группе Анализ. Запустите оба инструмента, прежде чем создавать формы и отчеты по новым таблицам, чтобы избежать затрат времени на устранение ошибок.

9: Используйте шаблоны

Учитывая, насколько сложной может быть база данных Access, найти правильный шаблон может показаться невозможным. Однако быстрее настроить шаблон, чем начинать с нуля. Когда вы запускаете Access, он отображает кулисы, где вы можете открыть существующую базу данных, создать новую базу данных или выполнить поиск существующих шаблонов. Это не займет много времени, чтобы посмотреть, что доступно. Нажмите на одну из плиток, показанных на рисунке J , нажмите на ссылку, чтобы увидеть еще больше, или введите строку поиска.

Рисунок J

Экономьте время, начав с шаблона.

10: настроить панель навигации

По умолчанию панель навигации группирует объекты, но она достаточно гибкая, чтобы немного настроить ее. На этапе разработки этот параметр может сэкономить немного времени, позволяя:

  • Группируйте объекты вместо создания временной формы коммутатора.
  • Скрыть объекты.
  • Группируйте объекты, которые вы используете чаще других.

Процесс прост: щелкните правой кнопкой мыши панель навигации и выберите «Параметры навигации». В появившемся диалоговом окне добавьте категории, добавьте группы к этим категориям ( рисунок K ), а затем вернитесь в Access. В области навигации перетащите объекты из группы «Неназначенные объекты» в свои пользовательские группы.

Рисунок К

Пользовательские группы могут упростить панель навигации.

Чтобы скрыть все, кроме пользовательских групп, откройте панель «Параметры навигации», выберите пользовательскую категорию и снимите флажок «Неназначенные объекты». В результате получается страница навигации с меньшим количеством объектов, отвлекающих пользователей.

Еженедельный бюллетень Microsoft

Станьте инсайдером Microsoft вашей компании с помощью этих руководств по Windows и Office и анализа наших корпоративных продуктов Microsoft. Доставлено по понедельникам и средам

Зарегистрироваться СегодняЗарегистрироваться Сегодня

Отправьте мне свой вопрос об офисе

Я отвечаю на вопросы читателей, когда могу, но нет никакой гарантии. Не отправляйте файлы без запроса; первоначальные запросы о помощи, поступающие с прикрепленными файлами, будут удалены непрочитанными. Вы можете отправить скриншоты ваших данных, чтобы уточнить ваш вопрос. При обращении ко мне будьте максимально конкретны. Например, «Пожалуйста, устраните неполадки в моей книге и исправьте ошибки», вероятно, ответ не будет получен, но «Скажите, почему эта формула не дает ожидаемых результатов?» может быть. Пожалуйста, укажите приложение и версию, которую вы используете. TechRepublic не платит мне за потраченное время или опыт, когда я помогаю читателям, и при этом я не прошу плату с читателей, которым я помогаю. Вы можете связаться со мной по адресу [email protected]

Также читайте ...

Похожие

Как запустить Microsoft Access на Mac
Разработчики программного обеспечения, архитекторы данных и опытные пользователи заявили о необходимости запуска Microsoft Access на своем Mac без разметки жестких дисков и перезапуска. Во-первых, если вы попадаете в эту категорию, Parallels Desktop для Mac может помочь вам в разработке прикладного программного обеспечения без переформатирования или
Как создать свою первую базу данных с помощью Microsoft Access
... access-1.jpg> Если у вас есть версия Microsoft Office, включающая Access (Office Professional 2010 - самая последняя версия), но вы никогда не использовали ее, вы упускаете из виду мощный инструмент для организации и анализа бизнес-данных. Я покажу вам, как максимально использовать этот реляционный база данных программа. Вам нужен доступ, если у вас есть Excel? Когда вы
Как создать обучающий видеообъект из URL видео
... качестве объектов обучения на курсах. Вы можете создавать видео обучающие объекты из определенных веб-сайтов через URL, а не загружать файл в LMS. Эти учебные объекты отслеживаются как обычные видео на платформе, что означает, что Суперадмин может видеть, не закончил ли ученик смотреть видео. Обратите внимание: видео можно отслеживать только в том случае, если ученик смотрит его в LMS. Если ученик просматривает видео на другом сайте (например, на YouTube), это невозможно
29+ шаблонов Microsoft Access
... задачу, разработчики создали несколько Образцы шаблонов Microsoft , Открыв файл шаблона, пользователь найдет все готовое к использованию. Создается новая база данных с таблицами, формами, макросами, отчетами и т. Д., Что экономит время и усилия. Бесплатные шаблоны базы данных Microsoft Access Долгое время, если пользователям нужна была база данных, они должны были создать ее самостоятельно
Amazon.com: Microsoft Access 2010: программное обеспечение
... вара Microsoft Access 2010 - это простота. Access 2010 дает вам возможность максимально эффективно использовать информацию, даже если вы не являетесь экспертом по базам данных. А благодаря новым веб-базам данных они расширяют возможности ваших данных, упрощая отслеживание, составление отчетов и обмен ими с другими. Ваши данные никогда не будут дальше, чем ваш ближайший веб-браузер. amazon.com Microsoft Access 2010 - это простота: готовые шаблоны для работы
Zoho Mail - Blackberry Pop Access
Действия по настройке Zoho Mail на мобильном устройстве Blackberry как POP Включить POP Доступ в веб-интерфейсе Zoho Mail. Вам необходимо иметь учетную запись службы Blackberry перед настройкой учетной записи электронной почты в Blackberry. Войдите в соответствующий сайт Blackberry, в зависимости от поставщика услуг. Выберите Добавить учетную запись почты.
Как включить компьютер с телефоном Android
Вы приходите домой и первым делом запускаете компьютер? Узнайте, как упростить эту задачу и сразу же автоматизировать свой компьютер, когда вы входите в свой дом с помощью Android. Автоматизация того, что
Starlink или глобальный Интернет от SpaceX
... коммуникационных возможностей - будь то в контексте транспорта или связи. Универсальный доступ к Интернету разрушил многие барьеры, как лингвистические, так и возникающие из-за расстояния, разделяющего собеседников. В развитых странах мы относимся к Интернету как к чему-то очевидному, но стоит помнить, что большая часть человеческого населения лишена этой роскоши общения. Что именно интернет? Первоначально я хотел точно описать структуру всей этой системы, которую мы называем
Google говорит о вау-ауте, а как насчет конфиденциальности?
Генеральный директор Google Сундар Пичаи сделал несколько объявлений на конференции разработчиков I / O, но не говорил о конфиденциальности. Джеймс Мартин / CNET Google пригласил тысячи разработчиков программного обеспечения и репортеров на его
Как отправить электронное письмо, если ячейка была изменена в Excel?
... вящена отправке электронных писем Outlook, если в Excel изменена какая-либо ячейка в указанной области. Отправьте электронное письмо, если ячейка в указанном диапазоне изменена с использованием кода VBA Отправьте электронное письмо, если ячейка в указанном диапазоне изменена с использованием кода VBA Если вы хотите создать новое электронное письмо автоматически с активной прикрепленной книгой, если ячейки в диапазоне
EURUSD - последняя позиция по стоп-лоссу, а как насчет остальных?
Сегодня утром мы закрыли все наши вчерашние позиции по EURUSD. Вход был продиктован сильной технической зоной, о которой мы много писали ранее Смотреть мою диаграмму , Это произошло из-за круглого уровня 1.2900, внешнего 161.8, внутреннего 50% и геометрии скоростной коррекции 1: 1. Из-за широкой зоны сопротивления (около 12 пипсов) основным допущением для входа была реакция торговли с быстрым учетом прибыли и

Комментарии

Потому что вы определенно используете этот инструмент в своем магазине, верно?
Потому что вы определенно используете этот инструмент в своем магазине, верно? Или, может быть, у вас установлен менеджер тегов Google, который позволяет измерять последующие события, виртуальные просмотры страниц и хранить трафик? Или Google Adwords Remarketing, с которым вы связываетесь с людьми, которые уже посетили ваш сайт, и поощряете их повторно входить с определенным сообщением, специально предназначенным для них? Тогда это другое. И с учетом всех этих шагов вам будет легче добиться успеха
Нужна операционная система Microsoft Windows, чтобы начать работу с Microsoft Access?
Нужна операционная система Microsoft Windows, чтобы начать работу с Microsoft Access? Купить прямо ниже: Windows 10 Home Windows 10 Pro
Если вы видите URI, написанный на боковой стороне шины, вы можете ввести его в поле адреса вашего браузера и нажать клавишу возврата - но как ваш браузер узнает, что делать с URI?
Если вы видите URI, написанный на боковой стороне шины, вы можете ввести его в поле адреса вашего браузера и нажать клавишу возврата - но как ваш браузер узнает, что делать с URI? Он знает, что с ним делать, потому что каждый ресурс поддерживает один и тот же интерфейс, один и тот же набор методов (или операций, если вы предпочитаете). HTTP вызывает эти глаголы , и в дополнение к двум всем известным (GET и POST) набор стандартных методов включает в себя PUT, DELETE, HEAD
И как вы можете избежать стать жертвой этого?
И как вы можете избежать стать жертвой этого? Грубая сила нацелена на самое слабое звено: вас! Вкратце, атака методом "грубой силы" - это атака, при которой автоматическое программное обеспечение проверяет имена входа и пароли, пока не будет найдена правильная комбинация для доступа к вашим данным или веб-сайту . Поскольку многие люди выбирают существующие слова в качестве своих паролей, которые они затем слегка меняют, такие программы взлома
Как только вы получите Установлен ли Chromecast?
И как вы можете избежать стать жертвой этого? Грубая сила нацелена на самое слабое звено: вас! Вкратце, атака методом "грубой силы" - это атака, при которой автоматическое программное обеспечение проверяет имена входа и пароли, пока не будет найдена правильная комбинация для доступа к вашим данным или веб-сайту . Поскольку многие люди выбирают существующие слова в качестве своих паролей, которые они затем слегка меняют, такие программы взлома
Вы можете спросить, как такой простой и гибкий дизайн может быть жестким?
Вы можете спросить, как такой простой и гибкий дизайн может быть жестким? Что ж, рассматривая наш пример стандартной схемы таблицы поиска, просто представьте, что таблица «LocationCode» включает в себя еще один столбец, который может быть «регион». Как насчет последствий добавления статуса в таблицу «DiscountType»? Просто для того, чтобы изменить одну категорию, вам нужно рассмотреть возможность освободить все строки в таблице независимо от того, применим ли к ним новый столбец или нет. А как
Как мне найти широту и долготу моего адреса?
Как мне найти широту и долготу моего адреса? У нас разместил ссылку в панели параметров виджета, чтобы упростить этот процесс. Просто введите свой адрес и скопируйте предоставленную широту и долготу. Обратите внимание, что поле адреса «Название места» на сайте принимает большинство адресов, а также достопримечательности, места работы и многое другое. Я хочу больше возможностей! Как стиль
Ищете шаблоны Access?
Ищете шаблоны Access? Мы готовы помочь Если вы ищете шаблон базы данных Access, мы здесь, чтобы помочь на template.net с нашей обширной коллекцией шаблонов MS Access. Ищете ли вы бесплатный шаблон базы данных для доступа к человеческим ресурсам или что-то для персональной базы данных по бюджету, мы предоставим все для вас. Наши шаблоны разработаны экспертами, и, следовательно, вы можете быть уверены в превосходном качестве при наличии надлежащих таблиц, графиков, запросов
Вам нужен доступ, если у вас есть Excel?
Вам нужен доступ, если у вас есть Excel? Когда вы работаете с простыми списками, у вас нет причин использовать Access, потому что превосходить предлагает базовые инструменты для таких задач, как сортировка, фильтрация и вычисление значений. Однако, когда вы работаете со сложными данными, Access - это программа для использования. Хотя вы можете хранить даже сложные
Но какие процедуры заставляют людей покупать сыр или холодное мясо в одноразовых пластиковых листах, знаете ли вы, как это засоряет окружающую среду?
Но какие процедуры заставляют людей покупать сыр или холодное мясо в одноразовых пластиковых листах, знаете ли вы, как это засоряет окружающую среду? Вы знаете, сколько раз эти складки распространяются? - Я пробирался, будучи уверенным, что нельзя не заметить, что упаковывать все в пластик бессмысленно. - Извините, мы несем ответственность за товары до тех пор, пока они не будут очищены в кассе, поэтому мы всегда упаковываем их в чистую фольгу и бумагу - менеджер не сдавался ни на шаг.
Вопрос в том, как узнать, защищает ли установленный антивирус или вредоносное ПО ваш компьютер?
Вопрос в том, как узнать, защищает ли установленный антивирус или вредоносное ПО ваш компьютер? Программа, вероятно, сообщит, что ваш компьютер защищен или защита включена, но как вы можете быть уверены, что он действительно работает, и подтвердить, что антивирус или его определение вируса не были подделаны? Поиск реального вируса в Интернете и загрузка его на компьютер для проверки того, может ли антивирус обнаружить его, может оказаться не лучшим вариантом, поскольку вы рискуете заразить компьютер,

Например, «Пожалуйста, устраните неполадки в моей книге и исправьте ошибки», вероятно, ответ не будет получен, но «Скажите, почему эта формула не дает ожидаемых результатов?
Вам нужен доступ, если у вас есть Excel?
Что именно интернет?
Потому что вы определенно используете этот инструмент в своем магазине, верно?
Или, может быть, у вас установлен менеджер тегов Google, который позволяет измерять последующие события, виртуальные просмотры страниц и хранить трафик?
Или Google Adwords Remarketing, с которым вы связываетесь с людьми, которые уже посетили ваш сайт, и поощряете их повторно входить с определенным сообщением, специально предназначенным для них?
Нужна операционная система Microsoft Windows, чтобы начать работу с Microsoft Access?
Если вы видите URI, написанный на боковой стороне шины, вы можете ввести его в поле адреса вашего браузера и нажать клавишу возврата - но как ваш браузер узнает, что делать с URI?
И как вы можете избежать стать жертвой этого?
И как вы можете избежать стать жертвой этого?